Por: Carlos A. FERREYROS SOTO
Doctor en Derecho
Universidad de Montpellier I Francia.
cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
RESUMEN
La instalación de dispositivos de geolocalización en vehículos puestos a disposición de los trabajadores constituye un tratamiento de datos personales que, por su impacto en la privacidad y en los derechos laborales, debe ajustarse estrictamente al Reglamento Europeo de Protección de Datos, RGPD y a la normativa nacional aplicable.
El uso de estos sistemas solo es lícito cuando persigue finalidades determinadas, como la gestión y facturación de transportes, la protección de personas y bienes, la optimización de servicios o el cumplimiento de obligaciones legales y reglamentarias.
El control del tiempo de trabajo mediante geolocalización resulta subsidiario y solo es admisible cuando no existan medios menos intrusivos. Quedan excluidos usos como la supervisión continua, el control de la velocidad, la vigilancia fuera del horario laboral o el seguimiento de trabajadores con autonomía para organizar sus desplazamientos.
El empleador debe garantizar el ejercicio de los derechos de los trabajadores, limitar el acceso a los datos, adoptar medidas de seguridad adecuadas y respetar plazos de conservación proporcionados (dos meses en principio, hasta un año para optimización o acreditación de servicios y hasta cinco años para el registro de la jornada). Asimismo, debe informar y, cuando proceda, consultar a los representantes de los trabajadores, registrar el tratamiento y, en su caso, implicar al oficial de protección de datos.
En conclusión, un sistema de geolocalización bien diseñado puede ser legítimo y útil, pero su implementación requiere respetar los principios de necesidad, proporcionalidad y transparencia, bajo pena por sus infractores de incurrir en responsabilidad administrativa, laboral y/o penal.
Este quinto documento de la serie CNIL: Datos Laborales y Protección de Datos Personales consagrado a la geolocalización de vehículos de empleados, traducido al castellano por el suscrito y reenvía, en sus títulos de color azul,a enlaces periféricos, no profundos de diferentes contenidos con mayor detalle.
A fin de acceder a normas similares y estándares europeos, las empresas, organizaciones públicas y privadas interesadas en asesorías, consultorías, capacitaciones, estudios, evaluaciones, auditorías sobre el tema, sírvanse comunicar al correo electrónico:cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
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Geolocalización de vehículos de empleados
Debido a su bajo costo y su gran utilidad, los dispositivos de geolocalización son comunes en el ámbito laboral. Sin embargo, tenga en cuenta que existen numerosas normas que regulan el uso de estas herramientas para proteger la privacidad de…
Geolocalización de vehículos de empleados
30 de mayo de 2023
Porque son económicos y pueden ser muy útiles, los dispositivos de geolocalización son muy frecuentes en el entorno laboral. Sin embargo, hay que tener en cuenta que existen numerosas normas que rigen el uso de estas herramientas para garantizar que se respete la privacidad de los empleados.
¿Con qué fines?
Los dispositivos de geolocalización pueden ser instalados en vehículos utilizados por los empleados para:
- Seguir, justificar y facturar el transporte de personas, bienes o servicios directamente relacionados con el uso de vehículos. Por ejemplo: ambulancias en el marco de la facturación electrónica de seguros de salud.
- Garantizar la seguridad del empleado, de los bienes o de los vehículos a su cargo, y en particular recuperar el vehículo en caso de robo (por ejemplo, con un dispositivo inerte que pueda activarse de forma remota desde el momento en que se denuncie el robo).
- Mejor asignación de recursos para servicios que se prestan en lugares dispersos, especialmente para intervenciones de emergencia. Por ejemplo: identificar al empleado más cercano a un ascensor averiado o a la ambulancia más cercana a un accidente.
- Accesoriamente controlar el tiempo de trabajo cuando esto no pueda realizarse por otros medios.
- Cumplir con una obligación legal o reglamentaria que requiera la implementación de un dispositivo de geolocalización debido al tipo de transporte o a la naturaleza de los bienes transportados.
- Para controlar el cumplimiento de las reglas de uso del vehículo.
A saber
Los kilómetros recorridos durante un período en el que no se debería utilizar el vehículo son suficientes para caracterizar un abuso y su gravedad, sin que sea necesario conocer la ruta seguida.
Usos a excluir
No se puede utilizar un dispositivo de geolocalización instalado en un vehículo puesto a disposición de un empleado:
- controlar el cumplimiento de los límites de velocidad.
- supervisar a un empleado de forma continua.
- En particular, no se puede utilizar:
- en el vehículo de un empleado que tiene libertad para organizar sus viajes (por ejemplo: representante de ventas);
- supervisar los movimientos de los representantes del personal en el marco de su mandato;
- para recopilar datos de ubicación fuera del horario laboral (desplazamientos, descansos, etc.), incluso para combatir el robo o verificar el cumplimiento de las condiciones de uso del vehículo;
- para calcular el tiempo de trabajo de los empleados cuando ya existe otro sistema.
¿Qué garantías existen en materia de privacidad?
1. Derechos de los empleados
Los empleados pueden oponerse a la instalación de un dispositivo de geolocalización en su vehículo de empresa si dicho dispositivo no cumple con los requisitos legales establecidos por la CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia) u otra legislación pertinente. Los empleados deben ser informados de la instalación de este dispositivo .
A petición de los empleados, deben poder acceder a los datos registrados por la herramienta (fechas y horas de viaje, rutas recorridas, etc.). Los empleados deben poder desactivar la colecta o transmisión de su ubicación geográfica fuera del horario laboral.
Tenga en cuenta que:
El empleador puede supervisar el número o la duración de las desactivaciones y, si es necesario, solicitar explicaciones al conductor y sancionar cualquier abuso.
2. Destinatarios específicos
El acceso a la información de los dispositivos de geolocalización debe limitarse al personal autorizado de los servicios en cuestión, al empleador y al personal habilitado de un cliente al que se le preste el servicio.
Advertencia: el nombre del conductor no debe revelarse a ningún cliente, ya que esta información no es de interés para estas personas, a menos que sea de particular e indispensable.
Ejemplo: Un empleado de una empresa quería obtener de su empleador los registros del dispositivo de rastreo GPS instalado en su vehículo después de un accidente de tráfico. La empresa se negó a permitir que los empleados obtuvieran una copia de estos documentos. Después de que el empleado presentara una queja, y después de varias cartas sin respuesta, la empresa recibió una notificación formal para proporcionar al empleado una copia de sus datos. En ausencia de una respuesta satisfactoria del empleador, la CNIL emitió una sanción de 10.000 euros en su contra.
3. Seguridad
Para evitar el acceso de personas no autorizadas a la información del dispositivo, es fundamental implementar medidas de seguridad. Por ejemplo, el acceso al dispositivo de seguimiento en tiempo real en un sitio web debe estar restringido mediante un identificante del usuario y una contraseña.
También es esencial planificar lo siguiente:
- una política de habilitación,
- aseguramiento de los intercambios,
- un registro de accesos a datos y operaciones realizadas.
También es conveniente realizar una evaluación de riesgos en materia de seguridad de los datos a fin de definir las medidas más adecuadas.
Las herramientas o programas desarrollados por proveedores de servicios siguen siendo responsabilidad del empleador, quien debe verificar que estas herramientas o programas informáticos cumplan con las obligaciones legales, en particular las medidas de seguridad (cláusula contractual sobre las obligaciones del subcontratista (en materia de seguridad y confidencialidad de los datos).
4. Una duración de conservación limitada
En principio, las informaciones obtenidas mediante geolocalización no deben conservarse no más de dos meses. Sin embargo, puede conservarse durante un año cuando se utilice para optimizar rutas o para aportar pruebas del trabajo realizado, cuando dichas pruebas no puedan obtenerse por otros medios. Finalmente, puede conservarse durante cinco años cuando se utilice para registrar las horas de trabajo.
Información a los empleados
Los órganos representativos de los trabajadores deben ser informados o consultados antes de tomar cualquier decisión de instalar un dispositivo de geolocalización en los vehículos puestos a disposición de los empleados.
Cada empleado también debe ser informado de:
- la identidad del responsable del tratamiento;
- las finalidades (objetivos) perseguidos;
- la base legal del dispositivo (por ejemplo: obligación derivada del código laboral o interés legítimo del empleador);
- los destinatarios de los datos del sistema de geolocalización;
- sus derechos de oposición por razones legítimas;
- el período de conservación de datos;
- sus derechos de acceso y rectificación;
- la posibilidad de presentar una queja ante la CNIL.
Esta información puede facilitarse, por ejemplo, mediante una modificación del contrato de trabajo o un memorando interno.
¿Qué trámites ante la CNIL son necesarios?
Si el empleador ha designado un oficial de protección de datos (OPD), este debe participar en la implementación del sistema.
El sistema de geolocalización debe estar registrado en el registro de actividades de tratamiento llevado por el empleador.
¿Qué recursos legales existen?
Si un dispositivo de geolocalización no cumple con estas normas, puede presentar una queja:
- al departamento de quejas de la Comisión Nacional de Tecnologías de la Información y Libertades Civiles
- a los servicios de Inspección Laboral
- al Fiscal
Texto de referencia
Textos de referencia
- Artículo 9 del Código Civil (derecho a la privacidad)
- Artículo L. 1121-1 del Código Laboral francés (derechos y libertades en el lugar de trabajo)
- Artículos L. 1222-3 y L. 1222-4 del Código Laboral francés (información para los trabajadores)
- Artículo L. 2323-32 del Código Laboral francés (información/consulta del comité de empresa)
- Artículos 226-1 y siguientes del Código Penal (protección de la privacidad)
- Artículos 226-16 y siguientes del Código Penal (delitos contra los derechos de las personas físicas derivados del procesamiento informático)
- La Ley de Protección de Datos
- El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo
- Norma simplificada NS-051 (obsoleta)
