Por: Carlos A. FERREYROS SOTO

Doctor en Derecho

Universidad de Montpellier I Francia.

cferreyros@hotmail.com

RESUMEN

El Servicio Europeo de Acción Exterior (SEAE), es un organismo de la Unión Europea, funcionalmente autónomo bajo la autoridad del Alto/a Representante, creado por el artículo 27, apartado 3, del Tratado de la Unión Europea.

Conforme con el artículo 11 del Reglamento (CE) n.^o 1049/2001, el SEAE ha creado un registro de documentos de acceso público. Según la Decisión (2010/427/UE), Artículo 2. Cometidos, asistirá al Alto/a Representante en el ejercicio de su mandato de dirigir la Política Exterior y de Seguridad Común («PESC») de la Unión y de asegurar la coherencia de la acción exterior de la Unión.

Con el fin de reflejar la evolución de la política y las prácticas de transparencia del SEAE, procede a actualizar la Decisión PROC HR (2011)12 de la Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, derogándola y sustituyéndola por la presente Decisión.

La actual Decisión (C/2024/4431) establece normas de acceso a los documentos: precisando su ámbito de aplicación, presentación de solicitudes, plazos, gestión de respuestas, consultas, documentos clasificados, modalidades de acceso, entre otras.

Esta Decisión fija las normas de acceso y transparencia relativas a los registros de documentos sensibles sobre política exterior y seguridad común de acceso público.

A fin de acceder a normas similares y estándares europeos, las empresas, organizaciones públicas y privados interesados en asesorías, consultorías, capacitaciones, estudios, evaluaciones, auditorías sobre el tema, sírvanse comunicar al correo electrónico: cferreyros@hotmail.com

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DECISIÓN DEL ALTO REPRESENTANTE DE LA UNIÓN PARA ASUNTOS EXTERIORES Y POLÍTICA DE SEGURIDAD

de 23 de mayo de 2024

relativa a las normas de acceso a los documentos

(C/2024/4431)

EL ALTO REPRESENTANTE DE LA UNIÓN PARA ASUNTOS EXTERIORES Y POLÍTICA DE SEGURIDAD,

Visto el artículo 11, apartado 1, de la Decisión 2010/427/UE del Consejo, de 26 de julio de 2010, por la que se establece la organización y el funcionamiento del Servicio Europeo de Acción Exterior (1),

Considerando lo siguiente:

HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:

Artículo 1

Ámbito de aplicación

La presente Decisión establece normas para la aplicación por parte del SEAE del Reglamento (CE) n.o 1049/2001 (en lo sucesivo, «Reglamento»).

Artículo 2

Presentación de solicitudes

1. Las solicitudes de acceso a documentos dirigidas al SEAE se presentarán por escrito, a través del sitio web del SEAE, por correo electrónico al Equipo de Transparencia del SEAE o por correo postal a la persona de contacto en materia de acceso a los documentos, Servicio Europeo de Acción Exterior, Rond Point Schuman 9A, 1040 Bruselas, Bélgica.
2. La solicitud se presentará de manera lo suficientemente precisa para que el SEAE pueda identificar los documentos solicitados y tramitar la solicitud dentro de los plazos establecidos en el Reglamento.
3. En caso de que las solicitudes no sean lo suficientemente precisas o tengan un ámbito de aplicación demasiado amplio, el SEAE se pondrá rápidamente en contacto con el solicitante para aclarar la petición o limitar su ámbito de aplicación de conformidad con el artículo 6, apartados 2 y 3, del Reglamento. A falta de respuesta del solicitante en el plazo de diez días laborables, el SEAE se pondrá de nuevo en contacto con el solicitante y le concederá otros cinco días laborables adicionales para aclarar o limitar el ámbito de aplicación de la solicitud, de modo que el SEAE pueda tramitarla de manera eficiente. Si el solicitante no aclara la solicitud ni limita su ámbito de aplicación, esta se considerará rechazada.
4. Tan pronto como se registre la solicitud, la persona de contacto en materia de acceso a los documentos del SEAE enviará un acuse de recibo al solicitante.
5. Los datos personales de los solicitantes se tratarán de conformidad con las normas aplicables en materia de protección de datos personales (4).

Artículo 3

Plazos

1. Todas las solicitudes se tramitarán con arreglo a las condiciones y los plazos establecidos en el Reglamento.
2. Con carácter excepcional, tal como se establece en el artículo 7, apartado 3, y en el artículo 8, apartado 2, del Reglamento, los plazos podrán ampliarse quince días laborables, en particular:

Se informará al solicitante de toda ampliación del plazo y de los motivos que la justifican.

Artículo 4

Gestión de las respuestas

1. Las respuestas a las solicitudes iniciales son tramitadas por el Equipo de Transparencia y firmadas por la persona de contacto en materia de acceso a los documentos del SEAE.
2. Las respuestas a las solicitudes confirmatorias son firmadas por el secretario general del SEAE tras haber examinado el dictamen de la persona de contacto en materia de acceso a los documentos. El secretario general podrá delegar esta facultad dentro del SEAE.

Artículo 5

Respuestas denegatorias

Si la respuesta a una solicitud es total o parcialmente denegatoria, deberá exponer los motivos de la denegación sobre la base de una de las excepciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento. En la respuesta a una solicitud inicial se informará al solicitante de su derecho a presentar una solicitud confirmatoria. En las respuestas a una solicitud confirmatoria se informará al solicitante de los recursos disponibles, a saber, el recurso judicial contra el SEAE, con arreglo a las condiciones establecidas en el artículo 263 del TFUE, o la reclamación ante el Defensor del Pueblo Europeo, con arreglo a las condiciones establecidas en el artículo 228 del TFUE.

Artículo 6

Documentos de terceras partes que obren en poder del SEAE

1. Cuando el SEAE reciba una solicitud para acceder a un documento que obre en su poder, pero que proceda de una tercera parte, esta última deberá ser consultada, a menos que, a la luz de las excepciones contempladas en el Reglamento, se pueda establecer con claridad si el documento debe o no hacerse público.
2. Se concederá el acceso al documento sin consulta previa de la tercera parte si el autor del documento ya lo ha hecho público, si ha sido divulgado por el SEAE o si resulta evidente que la divulgación total o parcial de su contenido manifiestamente no afectaría a ninguno de los intereses a que se refiere el artículo 4 del Reglamento.
3. La tercera parte siempre deberá ser consultada cuando se trate de un documento contemplado en el artículo 9 del Reglamento o cuando el documento proceda de un Estado miembro y dicho Estado hubiera solicitado al SEAE la no divulgación del mismo sin su consentimiento previo, con arreglo al artículo 4, apartado 5, del Reglamento. El Estado miembro presentará una petición de este tipo por escrito.
4. Se consultará a la tercera parte por escrito y se le concederá un plazo de tiempo razonable para su respuesta, teniendo en cuenta los plazos establecidos en el artículo 3 de la presente Decisión. La tercera parte dará su opinión por escrito.
5. A falta de respuesta de la tercera parte, o si la tercera parte no pudiera ser identificada o localizada, el SEAE deberá decidir sobre la aplicación a la luz de las excepciones previstas en el Reglamento, teniendo en cuenta los intereses legítimos de la tercera parte sobre la base de la información de que disponga.
6. Si el SEAE tiene previsto facilitar el acceso a un documento en contra de la opinión explícita de una tercera parte, deberá informar a esta última de su intención de hacer público el documento en el plazo aplicable establecido en el Reglamento.

Artículo 7

Consulta del SEAE

1. Las solicitudes de consulta del SEAE por parte de un Estado miembro u otra institución, organismo, oficina o agencia de la Unión que haya recibido una solicitud en relación con un documento que obre en su poder pero que proceda del SEAE deberán enviarse al Equipo de Transparencia o a la persona de contacto en materia de acceso a los documentos, por correo postal al Servicio Europeo de Acción Exterior, Point Schuman 9A, Bruselas 1040, Bélgica, o por correo electrónico a ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.
2. El SEAE deberá emitir su dictamen lo antes posible, dentro de los plazos de respuesta aplicables para proporcionar una respuesta y, a más tardar, en un plazo de cinco días laborables.

Artículo 8

Documentos clasificados

1. Cuando una solicitud de acceso se refiera a un documento que entre en el ámbito de aplicación del artículo 9, apartado 1, del Reglamento o a otro documento reservado en virtud de las normas de seguridad del SEAE, dicha solicitud será tramitada por miembros del personal autorizados a tener conocimiento del documento en cuestión.
2. Toda decisión por la que se deniegue el acceso a la totalidad o a parte de un documento reservado deberá justificarse sobre la base de las excepciones enumeradas en el artículo 4 del Reglamento. En el caso de que el acceso al documento solicitado no pudiera denegarse sobre la base de tales excepciones, el miembro del personal encargado de tramitar la solicitud procederá a desclasificar el citado documento antes de transmitirlo al solicitante.

Artículo 9

Modalidades de acceso

1. Los documentos para los que se deba facilitar el acceso se enviarán por correo postal o correo electrónico. Cuando la solicitud se refiera a documentos de gran volumen o difíciles de manipular, podrá invitarse al solicitante a desplazarse para consultar los documentos in situ. Su consulta será gratuita.
2. Si el SEAE ya ha divulgado un documento, la respuesta podrá consistir en dar información al solicitante sobre cómo obtener el documento solicitado, por ejemplo facilitando la referencia de publicación o indicando la dirección web en la que esté disponible.
3. Cuando el número de copias de los documentos que se han de enviar por correo postal supere las veinte páginas, podrá exigirse al solicitante el pago de 0,10 EUR por página, más los gastos de envío. Los gastos que se deriven de otro tipo de soportes se decidirán caso por caso, evitando que excedan de un importe razonable.

Artículo 10

Registro público del SEAE

1. Los documentos a los que se conceda acceso a raíz de una solicitud en virtud del Reglamento se publicarán en el registro público del SEAE. El acceso al registro se facilitará por medios electrónicos.
2. Los documentos considerados «sensibles» con arreglo al artículo 9, apartado 3, del Reglamento se incluirán en el registro únicamente con el consentimiento del emisor.

Artículo 11

Presentación de informes

De conformidad con el artículo 17, apartado 1, del Reglamento, el SEAE publicará anualmente un informe en el que figure el número de casos en los que denegó el acceso a los documentos, las razones de esas denegaciones y el número de documentos sensibles no incluidos en el registro.

Artículo 12

Derogación de la Decisión PROC HR (2011) 012

La presente Decisión deroga y sustituye a la Decisión PROC HR (2011) 012.

Artículo 13

Efecto

La presente Decisión entrará en vigor al día siguiente de su firma.

Hecho en Bruselas, el 23 de mayo de 2024.

Josep BORRELL FONTELLES

Alto Representante

de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad

(1)   DO L 201 de 3.8.2010, p. 30.

(2)  Reglamento (CE) n° 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (DO L 145 de 31.5.2001, p. 43).

(3)  Decisión de la Alta Representante de la Unión para Asuntos Exteriores y Política de Seguridad, de 19 de julio de 2011, relativa a las normas de acceso a los documentos (DO C 243 de 20.8.2011, p. 16).

(4)  Reglamento (UE) 2018/1725 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2018, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión, y a la libre circulación de esos datos, y por el que se derogan el Reglamento (CE) n.o 45/2001 y la Decisión n.o 1247/2002/CE (DO L 295 de 21.11.2018, p. 39).

ELI: http://data.europa.eu/eli/C/2024/4431/oj

ISSN 1977-0928 (electronic edition)