Por: Carlos A. FERREYROS SOTO
Doctor en Derecho
Universidad de Montpellier I Francia.
cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
RESUMEN
En el marco del proceso de reclutamiento, los reclutadores están sujetos a colectar, analizar, utilizar, conservar los datos personales de los candidatos. Estos tratamientos deben mantenerse en el estricto cumplimiento de la Ley de Informática y Libertades, el Código Laboral francés y al Reglamento General Europeo de Protección de Datos, RGPD, los que exigen se limite la información a lo estrictamente necesario y pertinente.
Durante la fase de preparación del reclutamiento, el reclutador debe definir una base legal a fin de abstenerse de recopilar cualquier dato, en particular los sensibles, y garantizar la seguridad y retención de las solicitudes no exitosas por un máximo de dos años, salvo que el candidato se oponga.
Las normas de regulación exigen que los datos recopilados se utilicen únicamente para evaluar la capacidad profesional del candidato. Los candidatos deben ser informados, tan pronto como se publique la oferta de reclutamiento, de la identidad del responsable del tratamiento de datos, los fines de la recopilación, la base legal (interés legítimo u obligación legal) y sus derechos (acceso, rectificación, cancelación, olvido,…).
La recopilación se limita a la información estrictamente necesaria (trayectoria profesional, habilidades). Los datos “sensibles” (salud, opiniones, origen) y los números de seguridad social están estrictamente prohibidos en este Etapa.
El acceso a los datos deberá estar restringido únicamente a los departamentos y responsables de recursos humanos y técnicos pertinentes. El incumplimiento de estas obligaciones expone a la organización a importantes sanciones económicas por parte de la CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia).
A fin de acceder a normas similares y estándares europeos, las empresas, organizaciones públicas y privadas interesadas en asesorías, consultorías, capacitaciones, estudios, evaluaciones, auditorías sobre el tema, sírvanse comunicar al correo electrónico:cferreyros@ferreyros-ferreyros.com
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Este segundo documento de la CNIL, traducido al castellano por el suscrito, esta consagrado al reclutamiento. Las Fichas Informativas de la Guía presentan un resumen de su contenido pero sus títulos en azul enlazan a recursos de mayor detalle.
Reclutamiento
La CNIL ofrece una guía y un conjunto de fichas informativas prácticas para ayudar a las partes interesadas en la contratación a cumplir con la normativa vigente.
Un proceso de selección de personal implica necesariamente el tratamiento de una cantidad significativa de datos personales de los candidatos. La CNIL (Autoridad Nacional de Informática y Libertades de Francia) ofrece una guía en diecinueve fichas informativas prácticas para ayudar a los profesionales de la selección de personal a cumplir con la normativa de protección de datos.
La guía en diecinueve fichas informativas
Como parte del proceso de selección, los reclutadores recopilan y utilizan los datos personales de los candidatos; estas operaciones deben cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para apoyar a los profesionales en cada etapa del proceso, la CNIL (Comisión Nacional de Informática y Libertades de Francia) ha publicado una guía en 19 fichas informativas.
Ficha informativa n.º 1: ¿Qué es el tratamiento de datos personales en el contexto de la contratación?
Todas las operaciones que impliquen datos relativos a los candidatos (recopilación, organización, consulta, almacenamiento, comunicación, eliminación, etc.) constituyen un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.
Ficha informativa n.º 2: ¿Cuáles son las finalidades del tratamiento de datos realizado con fines de contratación?
Como todo responsable de tratamiento de datos, el reclutador, responsable de la contratación debe respetar el principio de limitación de la finalidad, tal como se establece en el artículo 5 del RGPD: los datos solo podrán recogerse para fines específicos, explícitos y legítimos.
Ficha informativa nº 3: ¿Quién es el responsable del tratamiento de datos realizado en el contexto de la contratación?
El RGPD prevé tres categorías específicas de actores: responsable del tratamiento de datos, corresponsable del tratamiento de datos y subcontratista Esta calificación conlleva diversas obligaciones para los actores, por lo que es esencial prestarle especial atención antes de su tramitación.
Ficha informativa nº 4: ¿Qué fundamento jurídico puede invocarse para establecer el tratamiento de datos con fines de contratación?
Para que sea lícito, todo tratamiento de datos debe basarse en uno de los seis «fundamentos jurídicos» previstos por el RGPD, que debe elegirse antes de que comience el tratamiento. Esta elección tiene consecuencias, en particular para los derechos de las personas.
Ficha informativa n.º 5: ¿Qué datos puede recopilar un reclutador?
Únicamente se podrán recopilar los datos que sean adecuados, pertinentes y estrictamente necesarios para la selección del candidato para un puesto determinado y para la realización de la entrevista de trabajo.
Ficha informativa nº 6: ¿Quién puede acceder a los datos recopilados sobre los candidatos?
El responsable de la selección de personal debe definir las personas autorizadas a acceder a los datos personales de los candidatos, teniendo en cuenta sus funciones y la naturaleza de las tareas o funciones que desempeñan.
Ficha informativa nº 7: ¿Cuáles son los derechos de los candidatos en relación con sus datos personales?
Los candidatos tienen varios derechos que les permiten mantener el control sobre sus datos a lo largo de todo el proceso de selección.
Ficha informativa n.º 8: ¿Cómo informa el reclutador a los candidatos?
Los candidatos tienen derecho a ser informados sobre el tratamiento de sus datos. Esta información les permite mantener el control sobre sus datos personales durante el proceso de selección.
Ficha informativa n.º 9: ¿Durante cuánto tiempo se conservan los datos recopilados con fines de contratación?
Los datos personales recopilados durante un proceso de selección no pueden ser conservados indefinidamente por el reclutador. Es necesario definir previamente un período de retención coherente y justificado.
Ficha informativa n.º 10: ¿Cómo debe documentar el reclutador sus tratamientos?
El principio de responsabilidad exige que los reclutadores adopten ciertas herramientas prescritas por el RGPD para garantizar el cumplimiento de su tratamiento de datos, en particular:registro de actividades de tratamientoy la evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD).
Ficha informativa n.º 11: ¿Puede un reclutador utilizar herramientas para evaluar la personalidad del candidato (pruebas de personalidad, juegos serios, acertijos, etc.)?
Estas herramientas solo podrán utilizarse si guardan una relación objetiva, directa y necesaria con la evaluación de la capacidad de los candidatos para desempeñar el puesto ofrecido o de sus competencias profesionales. En este sentido, los candidatos se benefician de un mayor derecho a la transparencia.
Ficha informativa n.º 12: ¿En qué condiciones puede un reclutador utilizar el vídeo en el proceso de selección?
Independientemente de la herramienta utilizada por un reclutador, deben respetarse todas las normas de protección de datos existentes: el reclutador debe, en particular, priorizar las soluciones que mejor respeten el principio deminimización datos del candidato.
Ficha informativa n.º 13: ¿Puede un reclutador utilizar software de clasificación, ordenación y evaluación en el contexto de la selección de personal?
Dado el gran volumen de solicitudes procesadas, los reclutadores podrían considerar utilizar ciertas herramientas de clasificación automatizadas, o incluso herramientas de evaluación de solicitudes. Dichos procesos, con pocas excepciones, son…
Ficha informativa n.º 14: ¿Puede un reclutador utilizar datos disponibles públicamente, en particular en Internet, en el contexto de la selección de personal?
La recopilación, por parte de un reclutador, de información publicada por un candidato en una red social o, más generalmente, en Internet constituye un tratamiento de datos personales por lo tanto , está sujeto a todos los principios, condiciones y reglas establecidos por la normativa en esta área.
Ficha informativa n.º 15: ¿Puede un reclutador implementar listas de exclusión de candidatos?
En el proceso de selección, ciertos procedimientos pueden excluir a los candidatos en función de su experiencia laboral previa. Estas listas de exclusión pueden tener consecuencias importantes para los solicitantes, por lo que su uso debe estar sujeto a estrictas medidas de seguridad.
Ficha informativa n.º 16: ¿Qué marco jurídico rige la recopilación de antecedentes penales y las verificaciones obligatorias?
Ficha informativa actualizada en mayo de 2026 para incorporar los procedimientos relativos a las comprobaciones de integridad.
La consulta y emisión de un certificado de antecedentes penales, al igual que todos los datos personales recabados durante el proceso de selección, debe tener una relación directa e indispensable con el puesto a cubrir. Además de esta norma, existe una prohibición general de procesar y recopilar datos relacionados con delitos, salvo que la ley lo permita expresamente. Por lo tanto, a falta de dicha legislación específica, un reclutador no puede, en principio, obtener el certificado de antecedentes penales de un candidato.
Ficha informativa n.º 17: ¿Qué marco normativo se aplica a la recopilación de datos potencialmente discriminatorios?
El principio de no discriminación está consagrado en la ley. El reclutador debe respetarlo durante todo el proceso de selección, de acuerdo con los criterios establecidos en la normativa.
Ficha informativa n.º 18: ¿Qué normas específicas se aplican a la contratación de candidatos de nacionalidad extranjera?
Siempre que la nacionalidad no se utilice como criterio de discriminación directa o indirecta contra los candidatos a un puesto de trabajo, la recopilación de esta información puede estar justificada en determinados casos.
Ficha informativa n.º 19: ¿Qué marco jurídico se aplica a la recopilación de datos sensibles?
Se prohíbe el tratamiento de los denominados datos “sensibles” relativos al candidato (como datos relativos a la salud, el supuesto origen racial o étnico, las creencias religiosas, etc.), salvo las excepciones expresamente previstas en el RGPD.
Texto de referencia
